Hoe Organiseer Je Een Fotomeeting?

06:00


Mijn eerste fotomeeting organiseerde ik omdat ik niets nuttigs te zeggen had over paarden. Ik keek vaak rond op verschillende fotografieforums, en op het forum van Bokt.nl organiseerden mensen vaak fotomeetings. Het leek mij geweldig om aan zo’n meeting mee te doen, maar om lid te worden van Bokt.nl, had ik tenminste drie inhoudelijke berichtjes nodig, over paarden. En ik ben al een aantal jaar geen paardenmeisje meer. Alle oude Penny’s liggen allang bij het vuil, en het enige wat ik nog weet is dat van paarden afvallen pijn doet, ook al zijn het shetlanders. Maar toch bleef het idee van een fotomeeting aan mij knagen. Een complete dag helemaal in het teken van foto’s maken, met een hele groep modellen, fotografen en visagisten! Dus waarom zou ik zoiets niet zelf organiseren? Nu ik twee zelf georganiseerde fotomeetings achter de rug heb, en de derde op 12 maart plaats vindt, leek het me een leuk idee om wat meer te vertellen over wat een fotomeeting precies is, en hoe jij je eigen kan organiseren!

Mijn Eerste Fotomeeting
Waar ik op Bokt.nl een stille meelezer was, had ik op het forum van Girlscene al mijn sporen verdiend. Toentertijd, zo’n twee jaar geleden, was het fotografie subforum nog heel actief, en waren er veel beginnende fotografen die dit forum gebruikten om meer te leren en om hun werk tentoon te stellen. Voor mij was dit de perfecte plek om mijn eerste oproepje te doen. Ik wist eigenlijk vrij weinig over fotomeetings, of hoe je ze überhaupt moest organiseren, maar ik was zó enthousiast, en eigenlijk ging alles daarna vanzelf. Het begon allemaal met een simpele “hebben mensen hier zin in een fotomeeting? Dan gaan we de hele dag samen shooten en mooi portfoliowerk maken!” en het balletje ging rollen.

Foto door Mirjam Koning. Featured Foto hierboven door mij, je ziet fotografe Mignon & model Baukje



Waar begin je?
Maar nu ik een wat beter beeld heb van wat er allemaal bij komt kijken, niet alleen bij een fotomeeting maar ook bij een “normale” shoot, zijn er toch een aantal punten die je voor jezelf op een rijtje kan zetten voordat je begint. Ten eerste is het belangrijk om je doelgroep goed voor ogen te hebben. Op Girlscene was dat simpel: meiden van +/- 16-26. Maar voor de fotomeeting in Groningen, die ik samen met Judith organiseerde, was er niet genoeg animo vanuit Girlscene vanwege de locatie, en moesten we op Facebook verder met zoeken. We hebben hier geprobeerd om de leeftijdscategorie aan te houden, dit lukte niet, en ook kwamen we er vrij snel achter dat we met meiden alleen niet genoeg deelnemers kregen om de locatie goedkoop te houden. Enfin, uiteindelijk hebben we ons plan dus halverwege moeten bijstellen, wat niet heel fijn was voor de planning. Van te voren een goed idee hebben van je doelgroep is dus een goede tip!
Ten tweede is het ook belangrijk om te bedenken wat voor verhoudingen je wilt aanhouden op de dag zelf. Ik heb altijd minder modellen gehad dan fotografen, en eigenlijk ging dit altijd goed. Wel heb ik gemerkt dat twee fotografen per één model wel echt de max is, omdat je als fotograaf zijnde wel jouw ding wilt doen, en als model zijnde ook het overzicht moet kunnen bewaren. Als je eenmaal een overzichtelijk aantal modellen hebt vastgesteld, moet je ook nadenken over hoeveel visagisten je vervolgens nodig zult hebben. Bij de Fotomeeting Groningen hebben we voor elke visagist twee modellen gehad, en dat werkte prima. Het is slim om dit te peilen met visagisten die zich aanmelden, zodat je er zeker van bent dat zij én tijd genoeg hebben, én product genoeg.
Het laatste punt waar je op moet letten voordat je je oproepje plaatst, is de locatie. Dit hoeft niet de definitieve locatie te zijn, maar een indicatie van de regio is voor veel mensen fijn om hun besluit op te baseren. Voor mijn eerste meeting via Girlscene, heb ik “omgeving Midden Nederland (provincie Utrecht)” aangehouden als beginpunt, en ben ik met de meiden die zich opgaven gaan kijken naar een geschikte locatie. Zo kan men meteen de eventuele kosten (aan vervoer) afwegen.
Je kan eventueel de datum ook al vast stellen, dit zal je heel veel stress schelen, maar je kan natuurlijk nooit weten of er op die datum genoeg animo is. Als je de datum pas nadat men zich heeft kunnen opgeven vast gaat stellen, moet je er op voorbereid zijn dat je nooit met iedereen rekening kan houden.


Informatie voor de deelnemers
Na twee meetings georganiseerd te hebben, kon ik me voor de derde editie makkelijk voorstellen wat voor informatie handig was om vooraf te verstrekken. Een fotomeeting klinkt natuurlijk als een tof plan, maar hoe het precies in zijn werk gaat is niet voor iedereen meteen duidelijk. Daarom is een korte uitleg over hoe jij deze dag voor je ziet een handig begin van je oproep. Het onderstaande bericht plaatste ik op het Girlscene forum voor de tweede editie van de Fotomeeting:
Een fotomeeting is een dag waarop visagisten, modellen en fotografen samen komen om te werken aan hun portfolio. Op deze dag zal je als visagiste verschillende modellen opmaken en wordt je helemaal vrijgelaten in je creativiteit, zodat jij straks vernieuwend portfoliomateriaal hebt. Als model wordt je gefotografeerd door verschillende fotografen met ieder hun eigen stijl en visie, zodat jij niet alleen met veel nieuwe portfoliofoto's thuis komt, maar ook vooral met veel verschillende. Als fotografe krijg je te maken met veel verschillende modellen die allemaal hun eigen sterke punten hebben, jij kunt dus behalve nieuw werk schieten ook verschillende poses uitproberen en leren hoe je de sterke kanten van een model het beste naar voren haalt. Voor iedereen is het natuurlijk een mooie manier om te netwerken en om vriendschappen op te bouwen. De dag zelf zal er ongeveer als volgt uitzien: volgens een schema beginnen we met de make up, de visagistes zullen de modellen opmaken (dit gaat waarschijnlijk in meerdere rondes). Ondertussen kunnen de fotografen de locatie verkennen en inspiratie opdoen. Wanneer de eerste modellen uit de make up komen zullen we werken met een doordraaischema. Modellen en fotografen worden verdeeld in groepjes, en die groepjes gaan bezig met de eerste ronde fotograferen. Na een bepaalde tijd draaien de groepjes door en zo gaat dat verder totdat ieder model met iedere fotograaf heeft gewerkt. Aan het einde is er dan nog tijd om te freestylen, of om bijvoorbeeld een duoshoot te doen.

Disclaimer: het is niet noodzakelijk om met een doordraaischema te werken, dit is slechts een voorbeeld. Over meer mogelijkheden qua dagindeling lees je straks meer!
Vergeet in je oproep niet te vermelden hoe mensen zich kunnen opgeven. Voor mij werkt een Facebook groep het fijnst, omdat het de communicatie veel gemakkelijker maakt. Je kan polls aanmaken, moodboards posten, snel de hele groep berichten, en iedereen kan een berichtje plaatsen. In de groep vraag ik vervolgens iedereen zichzelf voor te stellen, en een link naar hun portfolio toe te voegen. Vergeet niet de groep op geheim te zetten, zo voorkom je dat je straks een fotomeeting voor half Europa aan het organiseren bent.


Locatie, Datum, Thema, Bereikbaarheid
Je kan er voor kiezen om de locatie, datum en het thema vast te stellen voordat je deelnemers gaat zoeken, je kan het ook met z’n allen bepalen. Er is geen juiste manier om dit te doen, het ligt er maar net aan hoe jij deze dag voor je ziet. Ik vind het zelf altijd leuk om met z’n allen na te denken over een gaaf thema, wat voor iedereen ook haalbaar is, en vervolgens daar een locatie bij te vinden, die voor iedereen bereikbaar is. Je kan men laten stemmen op verschillende moodboards, en de thema met de meeste stemmen wint. Je kan een poll aanmaken, waar men ook hun eigen ideetjes in kwijt kunnen. Er zijn heel veel mogelijkheden, en dit zal altijd een beetje aftasten worden. Het belangrijkste is dat voor iedereen duidelijk wordt wat er wanneer van hen verwacht wordt. Daarom is het belangrijk om het thema ruim van te voren vast te stellen, zodat de modellen, visagisten en stylisten alles voor elkaar kunnen krijgen wat betreft producten en kleding.
Voor welke locatie je ook kiest, zorg dat deze goed bereikbaar is voor zowel de mensen die met het OV komen, en degenen die hun auto kwijt moeten. Pols van te voren of er wellicht carpool mogelijkheden zijn vanaf busstations naar je gekozen locatie, dit zal voor veel mensen stress wegnemen!


Kosten
Een heel lastig punt, vooral als je een fotomeeting gewoon de lol organiseert, is geld. Soms komt het voor dat je voor een locatie moet betalen, of voor iedereen graag een lunch regelt. Natuurlijk kun je dit niet zelf gaan betalen, en zul je bijdrage moeten vragen aan je deelnemers. De belangrijkste tip die ik je hierin kan meegeven is: zorg dat alles op papier staat, en dat je bij het geven van je rekeningnummer vermeld wat precies afgesproken is en vooral ook wanneer men niet meer het geld terug kan vragen (na het betalen van de locatie, of het voorschieten van de lunch, bijvoorbeeld). Helaas zullen er altijd incidenten, vooral wanneer het op geld aankomt. Zo had ik, samen met Judith, voor de fotomeeting in Groningen de Suikerfabiek afgehuurd. Dit was een huur van €150,- en samen met de lunch en de koffie die we ook geregeld hadden kwam het totale kostenplaatje neer op €7,50 per persoon. We hadden in de email die we naar iedereen gestuurd hadden, de email waar mijn bankrekeningnummer in vermeld werd, expliciet gezegd waar de prijs vandaan kwam, hoeveel we voor de huur nodig hadden, en wat ze voor de lunch betaalden, en ook wanneer wij het geld zouden uitgeven en men dus niet meer een beroep kon doen op ons om het terug te betalen. We zijn volgens de deelnemers heel duidelijk geweest in onze communicatie, maar toch ging het in één geval mis. Daarom wil ik echt benadrukken dat je, voordat je een rekeningnummer geeft, heel duidelijk en expliciet aan iedereen vraagt of ze het eens zijn met de prijs, met jouw opgeven data, met je regels, en vooral dat ze snappen dat als jij de locatie al hebt betaald én het eten al in huis hebt, dat je niet uit eigen zak iemand kan terugbetalen die onverhoopt niet meer kan op de dag zelf.
Transparantie, duidelijkheid, en een zwart op wit ‘ik ga hier mee akkoord.’
De rest van de meeting zal ongetwijfeld plaats vinden op TFP, wat inhoud dat niemand betaald krijgt voor het geleverde werk, ook de visagisten en stylisten niet. Dit kun je veranderen, maar wees ook hier in duidelijk en transparant. Bovendien kun je je afvragen waarom je fotografen zou laten betalen voor hetzelfde resultaat, en visagistes niet? Dit heb ik nooit begrepen, fotografen en modellen hebben immers ook kosten, net als de visagist. Of iedereen krijgt betaald, of niemand krijgt betaald. Maar dat is een persoonlijke mening.


Julian, Thirza & Trieneke. Fotomeeting Groningen!



Contracten
Als je met een TFP-contract wilt werken, is het handig om voor iedereen hetzelfde contract op te stellen. Dit zorgt ervoor dat je veel tijd bespaard (voor iedereen) met het doorlezen van individuele contracten, en bovendien heeft iedereen op deze manier een uniform idee van waar ze aan toe zijn. Hiervoor kun je een opzetje delen met de rest van de deelnemers, en eventueel aanpassen waar nodig is.
Zorg dat iedereen vervolgens op de dag zelf het contract tekent, scan het in, en stuur iedereen een kopietje op. Doordraaischema’s of Laissez-faire?
Als dan iedereen bij elkaar is gekomen op de dag zelf, en het tijd is om te beginnen, is het handig om iets van een schema te hebben. Dit kun je zo complex maken als je zelf wilt, maar zorg dat in ieder geval de volgende aspecten goed duidelijk zijn:
  • Hoe laat beginnen we? En wie gaat er als eerste in de make-up?
  • Worden we verdeelt in groepen, en zo ja: welke groep gaat het eerst op pad?
  • Draaien we door? En zo ja: na hoeveel tijd?
  • Wanneer is de lunch?
  • Hoe laat stoppen we? En is er daarvoor nog tijd om vrij te schieten zonder schema?
Hier kom je al een heel eind mee. Neem een paar kopietjes van je schema mee naar de dag zelf, dan weet iedereen waar hij/zij aan toe is, en zal de dag vast en zeker goed verlopen!

Tips
Nog een paar laatste tips voor de dag zelf:
  • Zorg dat jij er op tijd bent, zodat je een eventuele lunch kan klaar zetten en je eigen spullen een plekje kan geven. Dan ben jij helemaal klaar om iedereen op te vangen.
  • Zorg ervoor dat je al het papierwerk bij je hebt: TFP contracten, schema’s, en eventuele documenten voor de locatie (als dit van toepassing is)
  • Wees flexibel, relax, en geniet! Je zult ongetwijfeld uitloop hebben. De visagie duurt langer dan verwacht, mensen hebben vertraging… Wees voorbereid op chaos. Maar je zult zien dat mensen hun weg wel vinden, en uiteindelijk zal alles heel organisch verlopen.
  • Vergeet niet een groepsfoto te maken! Dit ben ik dus wel alle twee de keren vergeten. Dom!

Martine G., Baukje en Julia tijdens de Girlscene Fotomeeting


Met het organiseren van een fotomeeting komt vaak wat meer kijken dan je zou verwachten. Vooral het contact met de locatie, het omgaan met anderman’s geld, en het maken van een doordraaischema is echt hels werk (hè Judith.. :P ). Maar uiteindelijk is het het allemaal waard! Ik heb heel veel zin in de volgende fotomeeting die ik zelf organiseer, samen met Mignon, en in april vind de tweede editie van de Fotomeeting Groningen plaats, die dit keer georganiseerd wordt door Dian! Erg leuk om alle oude gezichten weer te zien, en om nieuwe contacten te leggen. Ik kan iedereen dan ook van harte aanraden om eens met een fotomeeting mee te gaan, al dan niet zelf een fotomeeting te organiseren!

You Might Also Like

0 reacties

Subscribe